Distanța dintre sediul unei societăți și biroul contabilului nu mai cântărește ca altădată, dar interesul pentru contabilitate firme București rămâne mare printre antreprenorii din capitală. Biroul REALCONT, care funcționează din aprilie 2004 și are sediul în București, lucrează cu SRL-uri din domenii variate, iar colaborarea se poate desfășura integral online, inclusiv pentru firme din alte județe. Textul de mai jos descrie ce înseamnă externalizarea contabilității, cum decurge o lună de lucru și după ce criterii poate fi ales un partener.
Ce cuprinde contabilitatea externalizată pentru o firmă
A externaliza înseamnă a încredința evidența unei echipe de specialiști, în locul unui departament propriu. În prezentarea REALCONT, documentele sunt înregistrate fără întârzieri, declarațiile ajung la ANAF în termen, iar un consultant desemnat îi explică administratorului cifrele în termeni accesibili. Serviciul de contabilitate completă pentru firme se adresează SRL-urilor, fie că sunt înregistrate în scopuri de TVA, fie că nu, cu activitate în comerț, servicii, IT, construcții sau HoReCa.
Structura pachetului, așa cum o prezintă compania, are cinci componente:
- evidența contabilă: se înregistrează facturile, chitanțele, extrasele de bancă, deconturile și registrele cerute de lege;
- declarațiile fiscale, întocmite și depuse la ANAF: TVA, impozit pe profit sau impozit pe veniturile microîntreprinderii, taxe locale;
- balanța de verificare, însoțită de un sumar lunar cu venituri, cheltuieli, profit și taxe;
- conformarea electronică, adică RO e-Factura, decontul precompletat e-TVA și raportarea SAF-T D406;
- consultanța curentă și reprezentarea în fața fiscului, dacă apar notificări, cereri de clarificare sau regularizări.
Evidență contabilă completă și declarații fiscale în termen
Antreprenorul vede, de fapt, doar capătul lanțului: un raport lunar care arată încasările, cheltuielile, profitul și taxele de plătit, împreună cu datele scadente. În spatele raportului stă o evidență contabilă completă, bazată pe documente justificative, cu balanțe lunare și controale înaintea fiecărei depuneri. Atunci când legislația se modifică, clientul primește explicații despre ce schimbă concret pentru firma lui, nu doar vestea că s-a schimbat ceva.
Termenele nu se negociază. Decontul de TVA (D300) trebuie depus până la data de 25 a lunii care urmează perioadei raportate, declarația informativă D394 până la 30, iar obligațiile privind salariile au scadențe proprii. Declarațiile fiscale corecte presupun, așadar, documente complete, ajunse la contabil cu câteva zile lucrătoare înainte de dată. Conformarea cu sistemele electronice ale ANAF (e-Factura, e-TVA, SAF-T D406) este inclusă în pachetul de contabilitate.
Circuitul documentelor, fundamentul unei evidențe la zi
Un birou de contabilitate lucrează exact atât de bine pe cât îi permite fluxul actelor primite. Ghidul publicat de REALCONT despre documentele transmise lunar contabilului le împarte pe categorii, iar schema poate fi preluată de orice societate:
- vânzări: facturile emise, rapoartele Z, facturile storno și actele privind retururile ori anulările;
- cumpărări: facturile primite de la furnizori, bonurile fiscale pe care figurează codul fiscal al firmei, facturile care se repetă, precum utilitățile sau abonamentele;
- extrasele de cont ale tuturor conturilor, în lei și în valută, pentru întreaga lună;
- registrul de casă, chitanțele și deconturile de cheltuieli;
- pontajul, cererile de concediu, certificatele medicale și contractele de muncă.
Principiul de bază este simplu: orice plată efectuată din contul bancar sau din casieria firmei se sprijină pe un document justificativ, iar în lipsa lui cheltuiala nu devine deductibilă. Actele lipsă costă și în mod direct. Pentru diferențele de taxe plătite cu întârziere se calculează o dobândă de 0,02% și o penalitate de 0,01% pentru fiecare zi, iar facturile dintre firme care circulă în afara sistemului e-Factura, fie că sunt emise, fie primite, pot fi amendate cu 15% din valoarea lor. De regulă, pachetul lunar se predă la începutul lunii următoare, pe un singur canal stabilit de la început; după două-trei luni, procedura ajunge o rutină de circa o jumătate de oră.
Colaborarea online și trecerea de la fostul contabil
Actele se transmit sub formă de scanări sau fotografii, declarațiile se depun pe cale electronică, iar discuțiile se poartă prin telefon, e-mail sau WhatsApp. Pentru ca biroul să poată acționa în numele societății, administratorul acordă o împuternicire în Spațiul Privat Virtual, formalitate care se rezolvă o singură dată, la debutul colaborării; din acel moment, notificările ANAF devin vizibile contabilului în timp real. Rămân însă la sediul firmei originalele contractelor, dosarele de personal și registrele obligatorii, iar inventarierea fizică a stocurilor și a casieriei nu poate fi făcută de la distanță.
Trecerea de la un contabil la altul parcurge, în descrierea REALCONT, patru etape:
- discuția inițială, din care rezultă oferta, în funcție de profilul activității, de volumul estimat de documente și de numărul de salariați;
- contractul, care se poate semna și la distanță, cu semnătură electronică, odată cu fixarea tarifului lunar;
- transferul documentelor, balanțelor și registrelor de la contabilul anterior, cu verificarea situației la zi și cu configurarea accesului în SPV și e-Factura;
- lucrul curent, cu balanță, taxe de plătit și recomandări transmise în fiecare lună.
Tariful final este influențat de numărul de angajați și de cantitatea de documente prelucrate, motiv pentru care oferta se conturează după o scurtă discuție despre profilul firmei.
Cum se alege un partener pentru contabilitate firme București
Alegerea unui birou extern nu ar trebui să se reducă la proximitatea geografică. Mai multe aspecte pot fi verificate direct: calificarea echipei (REALCONT amintește de experți contabili membri CECCAR), existența unei asigurări de răspundere civilă profesională, procedurile de control dinaintea depunerilor, modul în care sunt prezentate cifrele în fiecare lună și măsurile de protejare a datelor firmei. La acestea se adaugă acordul de prelucrare a datelor conform GDPR, anexat contractului.
Contează și profilul firmelor deservite deja. REALCONT dispune de servicii distincte pentru start-up-uri, persoane fizice autorizate, salarizare și consultanță fiscală, astfel că o societate aflată la început de drum poate rămâne la același partener și după ce activitatea se extinde.
Pe scurt, contabilitate firme București nu mai înseamnă neapărat un birou din apropiere, ci un circuit de documente bine pus la punct, termene respectate și o comunicare limpede între administrator și echipa care ține evidența. Pentru societățile care vor să renunțe la gestionarea internă a acestor obligații, externalizarea completă și online, în varianta propusă de REALCONT, merită analizată pe baza ofertei și a listei de documente confirmate de la început.
